TUTORIAL MICROSOFT AXCEL

Tutorial Pembelajaran Komputer, Tutorial Microsoft Office

TUTORIAL MICROSOFT AXCEL


Mengoperasikan software Spreadsheet

A. Menjalankan Microsoft Excel
Excel adalah salah satu program spreadsheet berbasis Windows yang paling populer. Program aplikasi ini digunakan untuk mengolah angka. Langkah untuk memulai Microsoft Excel :
Klik Start
Klik Programs
Klik Microsoft Excel
Tunggu beberapa saat hingga muncul Layar Excel seperti pada gambar di bawa ini :

Gb. 117. Tampilan Microsoft Excel

B. Mengenal Bagian-bagian Microsoft Excel

Gb. 118. Nama bagian dalam Ms Excel

C. Pengetahuan Dasar Operasi Microsoft Excel
1. Wordsheet, Workbook
Ketika Microsoft Excel diaktifkan maka sebuah buku kerja kosong akan dibuka, siap untuk digunakan. Buku kerja ini terdiri lebih dari satu lembar kerja. Tiap lembar kerja dalam buku kerja, terdiri dari 256 kolom dan 65.536 baris. Kolom diwakili oleh huruf, A, B, C, …, sampai dengan IV, sedangkan baris diwakili oleh angka 1, 2, 3,…. sampai 65.536. (untuk Microsoft excel 2000, 2003, dan XP). Sedangkan pada Microsoft Excel 97, jumlah baris adalah 16.384.
Agar Anda dapat bekerja dengan Microsoft Excel dengan lebih efektif, maka Anda harus mengerti terlebih dahulu tentang konsep yang digunakan oleh Microsoft Excel yaitu:
Konsep WORKBOOK. Workbook merupakan kumpulan dari sheet sedangkan lembar kerja yang terdapat dalam sheet disebut worksheet.
Agar lebih mudah dalam pemahaman, bayangkan saja Workbook itu sebuah buku tulis, dimana setiap buku terdiri dari beberapa halaman untuk menulis. Anda dapat menulis dihalaman 1 (sheet 1), halaman 5 ( sheet 5 ), halaman 10 ( sheet 10 ) dan seterusnya.
Bukunya disebut Workbook dan halaman - halamannya disebut Sheet, dan halaman tempat menulis disebut dengan Worksheet.

2. Cell dan Range
Perpotongan antara baris dan kolom disebut Cell. Cell diberi nama menurut posisi kolom dan baris pada lokasinya. Contohnya Cell D7 adalah perpotongan antara kolom D dan baris 7. Sedangkan range adalah kumpulan dari beberapa Cell. Range ini dapat berupa kumpulan cell yang mendatar, atau secara vertical bahkan dapat berupa kumpulan dari cell mendatar dan vertical.

Nama Cell


Nama range :

A4 : Range tunggal (1 cell saja)
A2:A4 : Range A2 sampai dengan A4.
A3:G8 : Range A3 sampai dengan G8.






Lihat gambar dibawah :

Range A4
Range A2:A4
Range A3:G8
Gb. 119. Range

Untuk memilih range ini dapat dilakukan dengan beberapa cara yaitu :
a. Drag, Tekan mouse Anda pada cell awal geser kekanan atau kebawah sampai cell yang dimaksud.
b. Tekan tombol Shift jangan dilepas, gunakan tombol tAnda panah , sampai pada cell yang dimaksud.
c. Tekan tombol shift pada cell pertama range, klik dengan mouse cell terakhir dalam range.
d. Sedangkan untuk memilih range lebih dari satu dapat dilakukan dengan cara seleksi range pertama, tekan tombol Ctrl () seleksi range kedua.
3. Memindahkan Cell aktif.

Keys
Fungsi
Pindah Cell ke kiri, ke atas, ke kanan dan ke bawah 1 cell
PgUp
Cell pindah ke atas 1 layar
PgDn
Cell pindah ke bawah 1 layar
Enter
Pindah 1 cell ke bawah
Shift + Enter
Pindah 1 cell ke atas
Tab
Pindah 1 cell ke kanan
Shift tab
Pindah 1 cell ke kiri
Home
Pindah ke kolom A pada baris dimana cell berada
Ctrl + Home
Pindah ke A1
Ctrl + End
Pindah ke akhir cell yang sedang dalam pekerjaan
Alt + PgUp
Pindah 1 layar ke kiri
Alt + PgDn
Pindah 1 layar ke kanan
Ctrl + PgUp
Pindah ke sheet berikutnya
Ctrl + PgDn
Pindah ke sheet sebelumnya
Ctrl + anak panah
Pindah ke cell batas antara cell isi dan cell kosong.



4. Menyimpan Lembar kerja
Hasil pekerjaan di Ms Excel yang telah selesai atau belum selesai dan Anda ingin mengakhiri, kegiatan terakhir adalah menyimpan pekerjaan tersebut sebelum Anda keluar dari program MS Excel. Untuk menyimpan pekerjaan tersebut dapat Anda lakukan langkah sebagai berikut :
1. Klik menubar File,
2. Pilih Save,
3. Muncul kotak dialog Save As


Klik Save untuk mengakhiri proses penyimpanan.
Ketiklah nama file yang Anda inginkan
Klik drop arrow save in, apabila Anda menghendaki menyimpan file di folder lain.
Gb. 120. Save As

4. Pada field Save in tentukan dimana Anda akan menyimpan file Anda.
5. Pada field File Name berilah nama file Anda tersebut, misalnya lat-1.
6. Klik Save

5. Membuka file yang telah tersimpan
File buku kerja yang tersimpan dapat dibuka kembali, misalnya lat-1 ingin Anda buka kembali. Adapun langkahnya sebagai berikut :
a. Klik File pilih Open atau tekan Ctrl + O, muncul kotak dialoq Open

Klik Open
Klik buku kerja yang dimaksud.
Drive tempat menyimpan
Gb. 121. Open File

b. Pada field Look in, tentukan dimana Anda pernah menyimpan file lat-1. Misalnya Anda dulu menyimpan di My Documents.
c. Klik (aktifkan) lat-1.
d. Klik Open.
e. Buku kerja lat-1, terbuka.
6. Mengakhiri Microsoft Excel
Untuk mengakhiri kegiatan di Microsoft Excek dapat Anda lakukan dengan meng-klik File, pilih Exit. Atau cukup Anda tekan Alt + F4.

7. Operasi Data
Untuk mengoperasikan data pada lembar kerja (worksheet), dapat dilakukan dengan :
a. Operator matematika
J + (plus) untuk tambah
J – (minus) mengurangi
J / (slash) membagi
J ^ (Quadrat) pangkat
J * (star) mengalikan.
b. Operator logika
J = (equal) sama dengan
J < (Less than) lebih kecil
J > (greater than) lebih besar
J <= (less than or equal to) lebih kecil atau sama dengan
J >= (greater than or equal to) lebih besar atau sama dengan
J <> (does not equal) tidak sama dengan
J And dan
J Or atau
c. Operator &
Untuk menggabungkan data satu isian / cell dengan isian cell ytang lainnya.

D. Mengelola File (Input, Edit Data)
1. Memasukkan data
Semisal Anda mempunyai sebuah data, data tersebut berupa Nomor, Nama dan Usia dari kelas 1-8. Sebagai gambaran data tersebut adalah sebagai berikut :

No. Nama Umur
1. Budi 16
2. Damba 17
3. Dibba 16

Data tersebut diatas dapat Anda masukkan ke lembar kerja sebagai berikut :
J Pastikan cell aktif berada di A1, ketiklah No. Lalu enter
J Cell aktif berpindah ke A2, ketiklah angka 1. lalu enter.
J Cell aktif berpindah ke A3, ketiklah angka 2. lalu enter.
J Cell aktif berpindah ke A4, ketiklah angka 3. lalu enter.
J Gunakan tombol anak panah dan pindahkan cell aktif di B1, ketiklah Nama, lalu enter
J Cell aktif berada di B2, ketiklah Budi, lalu enter
J Cell aktif berada di B3, ketiklah Damba, lalu enter
J Cell aktif berada di B4, ketiklah Dibba, lalu enter
J Gunakan tombol anak panah untuk memindah cell aktir ke C1, atau klik dengan mouse di C1, ketiklah Umur, lalu enter
J Cell aktif berpindah ke cell C2, ketiklah 16, lalu enter
J Cell aktif berpindah ke cell C3, ketiklah 17, lalu enter
J Cell aktif berpindah ke cell C4, ketiklah 16, lalu enter.
J Hasilnya adalah sebagai berikut :


Gb. 122. Input data

2. Mengatur lebar kolom dan tinggi baris.
Untuk mengatur lebar kolom dapat dilakukan dengan cara :
a. Tempatkan cell aktif di cell yang diatur lebar kolomnya, misalnya kolom A, tempatkan cell aktif di kolom A.
b. Klik Format, pilih Column, pilih Width,

Cell aktif berada pada kolom A.
Gb. 123. Proses Melebarkan Kolom

c. Muncul kotak dialog Column Width

Gb. 124. Column Width

d. Gantilah lebar kolom sesuai dengan yang Anda inginkan, misalnya 4
e. Ok. Hasilnya sebagai berikut :
Gb. 125. Mengatur lebar kolom

Ada cara yang paling mudah untuk membuat lebar kolom ini, yaitu dengan drag (klik tahan, dan geser) diantara dua kolom. Semisal Anda akan mengganti ukuran kolom B menjadi 4, tempatkan pointer (mouse) berada diantara Kolom B dan Kolom C. Klik, tahan dan geserlah ke kiri hingga ada informasi lebar kolom sebesar 4. Lebih jelasnya lihat gambar dibawah.


Klik diantara kolom B dan C, lalu geser ke kiri.
Gb. 126, Rezise Column

Untuk mengatur tinggi baris, pada dasarnya sama dengan mengatur lebar kolom. Untuk mengatur tinggi baris langkahnya sebagai berikut :
a. Taruhlah cell aktif berada di baris yang akan Anda tinggikan/rendahkan
b. Klik Format, pilih Row, pilih Height, muncul kotak dialog :

Gb. 127. Tinggi baris.

c. Ketiklah berapa tinggi baris yang Anda kehendaki.
d. Klik Ok.

Anda juga dapat men-drag seperti pada melebarkan kolom. Lihat gambar dibawah.


Gb. 128. Drag mengecilkan row (baris)


3. Menghapus isi cell
J Pindahkan pointer ke cell yang isinya akan dihapus. Selain dengan tombol Anda dapat juga mengklik langsung cell yang bersangkutan.
J Kemudian tekan tombol delete atau del.
J Maka isi cell akan dihapus.

4. Menghapus isi cell dalam range.
J Seleksi range yang isinya akan dihapus.
J Kemudian tekan tombol delete atau del.
J Maka isi cell akan dihapus.

5. Mengganti isi cell
Misalkan isi cell C20 yang berisi Fauby akan diganti menjadi Damba :
· Pindahkan pointer ke cell C20
· Sekarang timpalah isinya dengan mengetik langsung Damba, kemudian tekan enter.
· Maka Fauby akan diganti menjadi Damba.

6. Memindahkan isi cell
Misalkan isi cell C20 akan dipindahkan ke cell B3 :
· Pindahkan pointer ke cell C20
· Kemudian sorot bingkai pointer hingga keluar anak panah putih besar.
· Setelah anak panah putih besar keluar, tekan tombol kiri mouse (jangan lepas), kemudian seretlah ke cell B3.

7. Mengedit isi cell
Misalkan isi cell D5 yang berisi Faubi akan diedit menjadi Fauby:
· Pindahkan pointer ke cell D5
· Tekan tombol F2.
· Maka kursor akan berada pada kolom tersebut
· Sekarang ganti i dengan y
· Setelah selesai tekan enter.

8. Menyisipkan / Menghapus Kolom dan Baris
Untuk membahas tentang menyisipkan atau menghapus Kolom dan baris, lihatlah tabel data berikut ini :
Gb. 129. Menyisipkan kolom.

a. Menyisipkan Kolom
Ø Menyisipkan kolom keseluruhan
Semisal pada kolom E ditambahkan satu kolom lagi, untuk menambahkan kolom Quiz3. Caranya adalah :

Tampilan gambar
Kegiatan
Ø Klik Kolom E
Ø Tekan Ctrl + (pada keyboard tekan tombol Ctrl jangan dilepas, lalu tekan tombol plus yang berada di kelompok tombol numeric)
Ø Atau dari menu insert pilih Colums


Ø Hasil

Ø Menyisipkan kolom range.
Semisal pada range B5:B13 akan diisi dengan Nomor Induk.
Tampilan gambar
Kegiatan
Ø Seleksi range B5:B13
Ø Tekan Ctrl + (pada keyboard tekan tombol Ctrl jangan dilepas, lalu tekan tombol plus yang berada di kelompok tombol numeric)

Ø Muncul kotak dialog Insert
Ø Klik Shift Cells Right
Ø Klik OK
Ket :
Data akan bergeser ke samping kanan
Data akan bergeser ke bawah
Menyisipkan sepanjang baris area
Menyisipkan sepanjang kolom area
Ø Hasil

b. Menyisipkan Baris.
Pada dasarnya sama dengan menyisipkan kolom. Untuk operasi ini pada baris, yang diseleksi Row (baris)nya bukan kolomnya.

c. Menghapus Kolom dan Baris
Untuk menghapus kolom dan baris gunakan perintah Crtl – (Kontrol minus). Kebalikan dari menyisipkan (Ctrl +).

9. Sheet (Lembar Kerja) pada Workbook)
d. Lembar kerja aktif
Lembar kerja aktif adalah lembar kerja yang sedang dijalankan. Lihatlah gambar dibawah ini.


Lembar kerja aktif adalah sheet1
Gb. 130. Workbook

e. Mengganti Nama Sheet
Untuk mengganti nama sheet1 menjadi datasiswa caranya sebagai berikut :
1) klik kanan pada sheet1,
2) klik rename
3) Ganti sheet1 menjadi datasiswa
4) Tekan Enter

Langkah 1 dan 2, klik kanan sheet 1, klik rename


Langkah 3. Ganti sheet1 menjadi datasiswa
Langkah 4. tekan enter.

f. Menghapus lembar kerja.
Untuk menghapus lembar kerja yang tidak terpakai lagi dapat Anda lakukan dengan cara:
1) Klik kanan lembar kerja yang akan Anda hapus, misalnya sheet datasiswa
2) Klik delete.

g. Menggeser urutan sheet
Seringkali urutan sheet tidak urut dan tidak sesuai dengan yang diinginkan. Urutan sheet dapat digeser ke kanan atau ke kiri dengan cara menekan lalu digeser (drag sheet yang akan digeser lalu lepaskan).


Lokasi baru sheet
Sheet yang akan digeser

Hasilnya :


h. Insert (menyisipkan) sheet baru.
1) Klik Menubar Insert
2) Klik Worksheet

Gb. 131. Insert Worksheet.

10. Border
Memberi batas dengan garis pada cell atau range.
Untuk memberikan border pada setiap cell atau pada range, dapat dilakukan dengan cara :
a. Seleksi cell atau range.
b. Klik Format
c. Klik Cells
d. Klik Tab Border.


Warna border
Model border.
Preview
Gb. 132. Border.

e. Tentukan batas mana yang akan di beri border, atas, bawah, kanan, kiri, diagonal.
f. Klik Ok. Untuk mengakhirinya.

E. Format Data
1. Format Font
Gunakan toolbar formating atau dari menubar Format pilih Cell.
Bold : menebalkan karakter
Italic : membuat karakter miring
Underline : membuat karakter bergaris bawah.
: mengganti jenis karakter
Gb. 133. font style

: mengganti ukuran karakter

: mengganti warna karakter

Contoh :
Gb. 134. Penggantian jenis font, dan ukuran.

2. Alignment
Align Left : membuat cell rata kiri
Center : membuat cell rata tengah.
Align Right : membuat cell rata kanan
Merge and Center : menggabungkan cell dan membuat cell rata tengah.

v Memberi effect alignment diagonal 450, -450, Vertikal, horisontal dan lain lain.
Untuk memberi effect alignment ikutilah ilustrasi gambar dibawah ini.

Gb. 135. Perpaduan Alignment.

a. Teks : “DAFTAR NILAI KKPI”, dibuat dengan cara :
v Seleksi range A1:F1
v Klik Merge and Center
b. Teks “Nama”
v Seleksi A4:A5
v Klik Merger and Center
v Klik Format,
v Klik Cells
v Muncul kotak dialog.

Gb. 136. Alignment Horisontal dan vertikal.

v Pada Field Text Alignment : Vertical pilih Center, Horisontal pilih Center.
v Klik Ok

c. Teks “DOS”
v Seleksi C5,
v Klik Format – Cells
v Muncul kotak dialog format cells

Gb. 137. Alignment Orientation

v Pada field Orientation pilihlah sesuai dengan yang diinginkan.
v Klik Ok.

d. Teks “WIN”
v Seleksi D5
v Tekan Ctrl 1 (Format- Cells).
v Muncul kotak dialog
v Atur Degrees 90.

v Klik Ok.

Gb. 138. Alignment Orientation
e. Teks “SOFTWARE”
v Seleksi E5
v Tekan Ctrl 1 (Format – Cells)
v Muncul kotak dialog Format Cells


v Atur Degrees -45.

v Klik Ok.

Gb. 139. Alignment Orientation

3. Format Angka.
Persent Style : membuat angka menjadi %.
Comma Style : membuat angka berdesimal (default 2 angka)
Increase Decimal : menambah 1 angka desimal
Decrease Decimal : mengurangi 1 angka desimal

a. Accounting. Semisal pada cell B15 terdapat angka 2000, Anda akan ganti menjadi Rp 2000. Caranya adalah sebagai berikut
v Seleksi angka 2000, yang berada di B15.
v Tekan Ctrl 1 (menubar Format – Cells).

Gb. 140. Fungsi Accounting

v Aktifkan Tab Number
v Pada field Category pilih Accounting.
v Pada field Symbol pilih Rp Indonesia.
v Klik Ok.

b. Menambah teks pada angka.
Semisal ada angka 10 dan akan diganti menjadi 10 unit, akan tetapi 10 unit tersebut masih tetap bernilai numerik, dan bukan teks.
v Seleksi angka 10
v Tekan Ctrl 1 (dari menubar Format, klik Cells).

Gb. 141. Format angka dengan text.

v Aktifkan Tab Number
v Pada field Category pilih Custom
v Pada field type ketik 0 “Unit”
v Klik Ok

F. Latihan-latihan
Latihan 1.
Kerjakan latihan dibawah ini dan simpanlah dengan nama file latihan 1.


Latihan 2.
Kerjakan Latihan dibawah ini dan simpan dengan nama file latihan 2.

Latihan 3.
Kerjakan Latihan dibawah ini dan simpan dengan nama file latihan 3.


Latihan 4.
Kerjakan Latihan dibawah ini dan simpan dengan nama file latihan 4.


Keterangan :
Jumlah terjual didapat dari perkalian kwantitas dengan harga satuan
Diskon didapat dari perkalian 7,5% kali jumlah terjual
Kolom Jumlah didapat dari Jumlah terjual dikurangi diskon.
Total : jumlah dari setiap kolom.

Latihan 5.
Kerjakan Latihan dibawah ini dan simpan dengan nama file latihan 5.


G. Fungsi-fungsi dalam MS Excel.
Fungsi merupakan rumus yang telah ada pada Excel, fungsi ini bermanfaat untuk mempercepat proses perhitungan. Ada beberapa jenis fungsi yang telah disediakan oleh MS Excel, yaitu :
1. Fungsi Financial,
2. Fungsi Math & Trig
3. Date & time
4. Statistical
5. Lookup & Reference
6. Database
7. Text
8. Logical
9. Information

Untuk mengetahui fungsi apa saja yang telah disediakan oleh MS Excel dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :
1. Klik Menubar Insert
2. Klik Functions...

Gb. 142. Functions.


3. Muncul kotak dialog

Gb. 143. Functions Financial.

4. Anda tinggal memilih fungsi apa yang akan digunakan.

Didalam formula bar (baris rumus), apabila digunakan salah satu dari fungsi ini secara otomatis akan tertulis = (sama dengan), dan dalam penulisan rumus ini tidak ada spasi. Berikut ini akan Anda bahas beberapa fungsi yang sering dipergunakan kegiatan sehari-hari.
Fungsi Math and Trig (matematika)
v Sum( ) : digunakan untuk menjumlah cell isi, dalam range, cell seleksi.
Sum(781;745;52) artinya menjumlah 781+745+52 = 1578
Sum(B5;B60), artinya menjumlah range B5 sampai dengan B60.
v Tan( ) : Menghitung tangen dari suatu nilai.
Tan(457) maka akan didapat nilai tangen dari 457 yaitu 9,7959
v Sin : menghitung SIN dari suatu nilai.
Sin(147), maka akan didapat nilai SIN dari 147 yaitu 0,6090
v Dan lain lain.


Fungsi Statistical (statistik)
v Average( ) : Menghitung nilai rata-rata dari isi cell, range atau cell seleksi.
Average(7;5;7;8) maka akan didapat rata-rata dari 7 + 5 + 7 + 8 = 6,75
Average(C3;C34) menentukan nilai rata-rata dari range C3 sampai dengan C34.
v Count( ) : Menghitung banyaknya cell yang isi.
v Max( ) : Menentukan nilai tertinggi dari suatu cell seleksi atau range.
v Min( ) : Menentukan nilai terendah dari suatu cell seleksi atau range.
v Median( ) : Menentukan nilai tengah dari suatu cell seleksi atau range.
v Rank( ) : Menentukan rangking dari suatu cell seleksi atau range.
v Dan lain lain.

Fungsi Logical (logika)
v And( ) : Untuk menentukan 2 argument yang mempunyai kedudukan yang sama.
v Or( ) : Untuk menentukan pilihan dari 2 argument.
v If( ) : Menentukan nilai yang benar dari beberapa argument.

Berikut ini akan dibahas fungsi If.
a. If tunggal.
Bentuk penulisan If tunggal adalah :
=IF(Logika, perintah benar, perintah salah).

Contoh : Jika Nilai 70 keatas maka Lulus, jika kurang dari 70 maka gagal.
Logika
Perintah salah
Perintah benar
Rumusnya : =if(a2>=70;”Lulus”;”Gagal”)


b. If GAnda
Adakalanya Anda mempunyai beberapa perintah. Semisal Anda mempunyai beberapa logika dan beberapa perintah. Untuk itu Anda gunakan fungsi if gAnda.
Perintah dasarnya adalah =if(logika1, perintah1,if(logika2, perintah2, perintah3))
Contoh :


Rumus pada B2 adalah : =IF(B3="TKJ";"Teknik Komputer dan Jaringan";(IF(B3="MM";"Multimedia";"Rekasaya Perangkat Lunak")))



Latihan-latihan

Latihan 1.


Lengkapilah data tersebut diatas.
Ketentuan :
Kode Barang Nama Barang
M = Monitor
H = Hardisk
R = Ram
Incentive Salesman = Jika menjual monitor mendapat incentive 5%, jika menjual Ram mendapat Incentive 2% dan jika menjual Hardisk mendapat incentive 2,5% dari jumlah penjualan.
Incentive Tambahan = Jika menjual Ram dan lebih dari 450.000 maka mendapat, incentive tambahan sebesar 2% dari jumlah penjualan. Jika menjual Hardisk lebih dari 500.000, mendapat incentive 1% dari jumlah penjulan.
Total Incentive = Incentive Salesman + Tambahan
Simpan dengan nama file incentif

Latihan 2.
Anda meminjam uang ke suatu bank di kota Anda. Besar pinjaman Anda Rp. 1.200.000,- dengan Suku bunga 0,8% per bulan. Pinjaman tersebut diangsur selama 10 bulan. Buatlah daftar angsuran dan bunga selama 10 bulan.


Ketentuan :
Pembayaran Tiap Bulan = Gunakan Fungsi Financial yaitu =PMT( )
Angsuran Pokok didapat dari Pembayaran Tiap Bulan dikurangi Bunga.
Bunga didapat dari perkalian suku bunga dengan Saldo Pinjaman Awal
Saldo Pinjaman Akhir didapat dari Saldo Pinjaman Awal dikurangi Angsuran Pokok.
Cek pekerjaan Anda apakah telah sesuai dengan hasil yang berada dibawah ini.

Melakukan update data
dengan menggunakan utilitas aplikasi

A. Edit Data
Untuk melakukan edit data, perlu diketahui terlebih dahulu data mana yang akan diedit. Berikut ini data yang akan diedit.


Data tersebut di atas kalau dilihat kurang begitu lengkap, pasalnya belum ada nomor, baik nomor urut maupun nomor induk siswa. Untuk itu perlu diadakan editing atas data tersebut.
Editing yang perlu dikerjakan adalah menambahkan kolom untuk Nomor Urut dan Nomor Induk Siswa. Untuk melakukan penambahan kolom langkah yang harus dikerjakan adalah :
Seleksi range A5:A17 (seleksi dari cell A5 sampai dengan A17)


Klik pada menubar Insert pilih Columns.

Ulangi sekali lagi perintah tersebut, karena kolom yang akan disisipkan ada dua kolom, yaitu Nomor Urut dan Nomor Induk
Hasilnya seperti pada gambar dibawah ini :


Aktifkan cell A5 ketiklah “Nomor”.
Aktifkan cell A6 ketiklah “Urut”.
Aktifkan cell B6 ketiklah “Induk”
Buatlah Nomor Urut 1 sampai dengan 11 pada cell A7 sama sampai dengan cell A17.
Ketiklah Nomor Induk dari cell B7 sampai B17.
Hasilnya seperti gambar dibawah ini.


Seleksi A5 dan B5, klik Merge and Center ( )
Centerkan A6 dan B6
Seleksi A5 sampai dengan H17
Buatlah border baru.
Seleksi A1 sampai H1, klik Merge and Center, demikian juga A2:H2, A3:H3.
Atur kembali lebar kolom.
Sehingga hasilnya akan tampak seperti dibawah ini.



B. Mengurutkan Data (Data Sort)
1. Mengurutkan data dengan toolbar
Mengurutkan data dengan toolbar ini hanya dapat dipakai dengan kunci yang diurutkan adalah kolom pertama (kolom paling kiri) dari seleksi range. Toolbar yang dipakai adalah :

Mengurutkan secara Ascending, yaitu pengurutan dari kecil ke besar dari 1 ke 9, dari A ke Z.

Mengurutkan secara Descending, yaitu pengurutan dari besar ke kecil, dari 9 ke 1, dari Z ke A.
2. Mengurutkan data dengan Menubar.
Pengurutan data dengan menubar ini, memungkinkan untuk mengurutkan data dengan kunci lebih dari satu, dan kunci bukan hanya pada kolom pertama.
Dari latihan diatas, cobalah anda urutkan berdasarkan nama sesuai dengan abjad.
Langkahnya adalah :
1. Seleksi dari B7:H11.
2. Klik menubar Data, Klik Sort


3. Muncul kotak dialog :


4. Pada field Sort By klik drop arrow lalu pilih Column C
5. Klik Ascending
6. Klik Ok.
7. Hasilnya seperti dibawah ini :


Kolom Nama (C7:C17) urut sesuai dengan abjad. Sedangkan kolom lain menyesuaikan kolom nama.
Nomor urut 1 – 11 tidak ikut diseleksi, karena jika ikut diseleksi akan tidak urut lagi setelah ada pengurutan data.

Latihan 1.
Urutkan data tersebut di atas berdasarkan Kolom Rata-rata secara Descending dan berdasarkan Kolom Nama secara Ascending.
Jika anda berhasil maka data akan tampak seperti dibawah ini :


Latihan 2.
Urutkan berdasarkan kolom Uji Kompetensi secara Descending, dan Nilai Praktik secara Descending. Jika pekerjaan anda benar akan tampak seperti dibawah ini.

C. Penyaringan (Filter)
Dari data “DAFTAR NILAI KELAS 1-8” di atas, dapat dilakukan penyaringan data atas kreteria tertentu. Misalnya menyaring data :
1. Siapa saja yang mendapat nilai praktik 8 ?
2. Siapa saja yang mendapat nilai uji kompetensi lebih dari 6,5 ?
3. Siapa saja yang mendapat nilai rata-rata lebih dari 7,5 dengan catatan nilai praktik 8.

Untuk melakukan penyaringan atas pertanyaan diatas dapat ditempuh sebagai berikut :
1. Siapa saja yang mendapat nilai Praktik 8.
a. Seleksi data dari A5 :H17
b. Klik Menubar Data
c. Klik Filter
d. Klik Autofilter


e. Hasilnya akan tampak sebagai berikut :


f. Klik filter pada Praktik
g. Pilih 8.


h. Hasilnya seperti dibawah ini.


2. Siapa saja yang mendapat nilai uji kompetensi lebih dari 6,5 ?
a. Setelah data di seleksi dan telah dilakukan perintah Data – Filter – Autofilter, maka data akan tampak seperti dibawah ini.


b. Klik drop arrow filter pada Uji Kompetensi.
c. Klik Custom.


d. Akan muncul kotak dialog :



e. Lakukan pemilihan is greater than (lebih dari) dan pemilihan 6,5.


f. Jika keduanya sudah dipilih, klik OK.
g. Hasilnya akan tampak dibawah ini.


3. Siapa saja yang mendapat nilai rata-rata lebih dari 7,5 dengan catatan nilai praktik 8.
a. Setelah data di seleksi dan telah dilakukan perintah Data – Filter – Autofilter, maka data akan tampak seperti dibawah ini.

b. Klik drop arrow filter pada Rata-rata, klik Custom.

c. Muncul kotak dialog


d. Klik drop arrow pilih is greater than dan ketik 7,5


e. Klik Ok.
f. Klik drop arrow pada kolom nilai praktik, pilih custom
g. Muncul kotak dialoq Custom Autofilter, klik equal dan ketik/pilih 8.


h. Klik Ok.
i. Hasilnya akan tampak seperti dibawah ini

Latihan 1.
Saringlah siapa saja yang mendapat nilai teori kurang dari 8.
Cek hasilnya akan tampak seperti dibawah ini.


Latihan 2.
Saringlah siapa saja yang mendapat nilai praktik lebih dari dan sama dengan 8 dan nilai rata-ratanya diatas dan sama dengan 7,5.
Cek hasilnya akan tampak seperti dibawah ini.







semoga tutorial ini berguna bagi pembaca amin .